Som revisorer är det lätt att tro att all ekonomisk jargong vi använder helt enkelt är allmän kännedom. Kanske är det en anledning till att vi glöms bort när festinbjudningarna går ut (det kan inte alltid skyllas på SPAM-filtret.)
För att små och medelstora företag verkligen ska blomstra, alla måste förstå vad som händer och de ekonomiska fakta måste förklaras på vanlig engelska. För de tillfällen då vi bara kan inte undvik tekniskt språkbruk ger vi dig en snabb genomgång av vanliga bokföringstermer och vad de egentligen betyder.
Dubbel bokföring
Låt oss börja med den här eftersom det låter läskigt om du inte är säker på vad det betyder. Oroa dig inte, ingen har två uppsättningar böcker. Inget skiftande händer här. Dubbel bokföring är ett system där två eller flera konton påverkas av varje transaktion. Detta är det bästa sättet att återspegla den ekonomiska realitet vi försöker registrera.
Till exempel, om du använder kontanter för att köpa inventarier, kommer både Kontantkontot och Inventorykontot att påverkas. Om du utförde en tjänst och fakturerade kunden, skulle både tjänsteintäkter och kundfordringar påverkas.
ATT GÄSPA
GAAP (uttalas gap) står för Allmänt accepterade redovisningsprinciper . Detta är en uppsättning standardpraxis som amerikanska företag använder för att säkerställa att alla är på samma sida. Dessa principer gör bokslut mer läsbara och mer jämförbara för investerare och intressenter genom att de tillåter dem att jämföra äpplen med äpplen.
Även om USA förlitar sig på GAAP använder de flesta internationella företag IFRS (International Financial Reporting Standards).
Huvudbok
En gång i tiden fanns det en fysisk reskontrabok där alla poster antecknades. Idag är huvudboken vanligtvis elektronisk men den är fortfarande hem för de poster som görs för att registrera varje transaktion i ditt dubbelbokföringssystem.
Informationen i huvudboken används så småningom för att skapa bokslut för rapporteringsändamål.
Dagboksanteckning
Journalposter är poster som görs i huvudboken för att registrera transaktioner. Många är nu automatiserade av bokföringsprogram, så de flesta journalanteckningar som görs idag är manuella justeringar i slutet av månaden. Dessa poster inkluderar vanligtvis dollarbelopp, namn eller nummer på inblandade konton, datum och en beskrivning av transaktionen för klarhet senare.
Fickpengar
TILL fickpengar konto är ett vanligt sätt att förenkla små kontorskostnader. En liten summa kontanter hålls till hands, under ledning av en angiven person. När kontanter behövs för att betala en leveransperson, hämta mat till kontoret eller fylla på små kontorsmaterial, kan denna fond användas för att undvika att skriva en check eller skicka företagets kreditkort i händerna på den som sköter ärendet.
Balansräkning
Balansräkningen är en av de stora boksluten och en du hör talas om ofta. Den visar den aktuella 'balansen av företagets tillgångar och skulder vid en viss tidpunkt. Det kan ses som en ögonblicksbild av vad du äger och vad du är skyldig.
P&L
Detta är resultaträkningen, även känd som resultaträkningen. Den registrerar företagets intäkter och utgifter, förhoppningsvis visar den vinst på den nedersta raden. Japp, den ofta nämnda slutraden är bokstavligen den nedersta raden i P&L där nettoinkomsten visas.
Till skillnad från balansräkningen, som visar siffrorna från ett specifikt datum, rapporterar P&L intäkter och kostnader under en viss tidsperiod, vanligtvis en månad eller ett år.
Kassaflödesanalys
Kassaflödesanalysen rapporterar hur mycket faktiska kontanter som gick in och ut ur företaget under en viss period. Där P&L rapporterar intjänade intäkter visar kassaflödesanalysen endast de faktiska insamlade kontanterna. När resultaträkningen visar uppkomna utgifter visar kassaflödesanalysen endast de faktiska kontantbetalningar som utfärdats.
Det är avgörande att känna till både vinsten och kassaflödet för företaget för att fatta kloka beslut.
Kontantbas
Din ekonomi registreras på ett av två sätt. Det enklare tillvägagångssättet, som ofta används av mindre företag, är kontantbas . Kontantbaserad rapportering registrerar intäkter och kostnader när kontanter byter ägare, snarare än när inkomster tjänas in eller utgifter uppstår. Om du till exempel utför arbete i augusti och får betalning i september, skulle ett kontantbassystem registrera den inkomsten i september, när kontanterna faktiskt tas emot.
Periodiseringsgrund
De periodiseringsgrund är det andra sättet att rapportera transaktioner. I det här systemet samlar du på dig intäkter och utgifter genom att registrera dem när de i huvudsak inträffar, även om pengarna inte har bytt ägare. I exemplet från ovan skulle du registrera förvärvsinkomsten i augusti som intäkt och en kundfordring. När betalningen kommer in under september bokförs ingen inkomst men betalningen minskar kundreskontra.
Stänger böckerna
Vilket bättre sätt att stänga den här listan än att stänga böckerna? Den månatliga avslutningsprocessen innebar att räkenskaperna avstämdes för noggrannhet, gjorde eventuella justeringar i huvudboken och säkerställde att böckerna är korrekta innan bokslut skapas.
