Hur man skriver en prestationsrecension

Alla har inte möjligheten att få feedback på sina arbetsprestationer. Även för de mest fantastiska anställda kan det okända vad deras chef kommer att säga om dem i en årlig prestationsöversyn vara ångestframkallande. Det är därför det är oerhört viktigt att skriva en respektfull, ärlig och rättvis prestationsrecension för dina anställda. Oavsett vad du skriver, leverera det med medkänsla.

Att skriva prestationsutvärderingar kan också vara stressande för en chef. Hur kan du taktfullt berätta för någon om de områden i deras arbetsbeskrivning där de missade målet? Hur kan du tydligt beskriva för någon exakt hur de kan förbättra sin prestation?

Här är några tips, bästa praxis och saker du bör undvika när du skapar en prestationsrecension som hjälper dina anställda att gå framåt och förbättra sig med självförtroende.

Fördelarna med en prestationsgranskning

Personalrecensioner bör ses som en positiv upplevelse eftersom de spelar en viktig roll för företagets hälsa. Det är en chans för chefer och anställda att diskutera metoder som företaget kan ta till sig för att lyckas mer effektivt i framtiden. Du får titta på styrkor och svagheter hos medarbetaren, chefen och företaget som helhet.

En framgångsrik prestationsgranskning kommer att vara:

• Till hjälp för arbetsgivaren: Prestationsgenomgången ska vara ett samtal. Medarbetaren ska erbjudas möjligheten att öppet uttrycka hur de tror att teamet och företaget skulle kunna arbeta mer effektivt. Du får höra ett nytt perspektiv på vad som inte fungerar ur medarbetarens synvinkel.
• Till hjälp för medarbetaren: En välskriven recension ger en anställd validering för det goda arbete de gör och konstruktiv feedback om hur de kan förbättra sig. Detta kommer att hjälpa dem att växa professionellt och ge dem tydliga mål att arbeta mot. Detta kommer att hjälpa dem att förbättra sig själva för sin egen karriär och som en tillgång för företaget.
• Till hjälp för företaget: Genom dessa granskningar får ledning och medarbetare chansen att se hur de alla kan arbeta tillsammans för att förbättra som helhet. Ledningen får se hur det går för människor över hela linjen, både på individnivå och även på företagsnivå. De kan sedan utveckla en spelplan för att ta itu med problemområden och dra nytta av framgångar.

Recensioner är ett tack för det väl utförda arbetet och en färdplan till förbättring för företaget som helhet.

Prestandagranskningsprocessen

I ett tillräckligt stort företag kommer uppgiften att administrera utvecklingssamtal att ligga på personalavdelningen (HR). HR-ledaren delar ut granskningsformuläret i förväg till både den som ger granskningen och den som granskas. Personen som blir granskad kommer att göra en självutvärdering, kommentera vad de gjorde det året framgångsrikt och notera områden där de tror att de kan förbättras med vägledning och utbildning.

Beroende på verksamhetens storlek och struktur kommer detta att se olika ut i varje bransch. För ett litet företag med bara en handfull anställda är chefen eller till och med ägaren en bra person att administrera recensioner. Den som ger granskningen bör vara i en högre ledningsposition och ha frekvent kontakt med de anställda som de granskar dagligen. Ibland kommer teammedlemmarna att granska varandra i en gemensam peer review-process. Detta tillvägagångssätt fungerar bra när kamrater arbetar närmare varandra än någon i en chefsposition.

Saker att undvika när du skriver en prestationsrecension

När du skriver recensioner, det finns bästa praxis och det finns problematiska tekniker som leder till en improduktiv granskning. Här är några saker du bör undvika när du arbetar med granskningsprocessen.

• Gör inte det peka ut negativa utan att ge konstruktiv feedback. Om du berättar för en anställd att de gör något dåligt eller felaktigt måste du berätta för dem det mest effektiva eller korrekta sättet att göra det. Om du inte ger dem konkreta sätt att förbättra och verktygen de behöver för att lyckas , förvänta dig inte att medarbetarens prestation blir annorlunda nästa gång de får en recension. Om du inte har tid att beskriva den specifika processen, se till att du ställer in ett uppföljningsmöte med en punktperson som kan lära dem.
• Gör inte det dominera samtalet. Det ska finnas medarbetarnas engagemang under samtalet. Även om du bör styra samtalet när du diskuterar den anställdes prestation, var mottaglig för vad de säger om företagets struktur och din ledarstil. Ingen känner till processen och strukturen för ett företag som någon som navigerar i det varje dag, och de är väl rustade att ge feedback om vad som fungerar och inte fungerar. Och om du inte är villig att lyssna på deras kritik, hur mycket kommer de att lägga i den kritik du erbjuder dem?
• Gör inte det stapla på. Även för den sämst presterande medarbetaren kan du inte få en framgångsrik recension om det bara är en halvtimme efter att du berättar för dem allt de gör fel. Intermittent under granskningen, se till att du noterar saker som de gör korrekt. Om de känner att allt du ser i dem är det negativa, varför ska de känna sig motiverade att förbättra sig i framtiden? Försök att gruppera de saker som de kan arbeta med i specifika kategorier så att du inte tjatar på kräsna detaljer. Ge dem en bred översikt över områden som kräver uppmärksamhet och erbjuda lösningar på hur de kan förbättras, snarare än att beskriva varenda sak de gör fel.

Nu när du har en idé om saker att undvika, här är några bästa metoder att inkludera i din recension.

• Bokslut recensionen med positiva saker. Även om du känner att medarbetaren nästan inte har gjort något av värde, om du vill att de ska lyssna på och behålla din feedback, du måste börja och avsluta med beröm för att hålla deras moralnivå . Om du inleder konversationen med negativa saker, kan den anställde stänga ner och inte lyssna på ett ord av recensionen. Om det känns att de bara hör negativt efter negativt, kommer de inte att kunna hantera och smälta all feedback. Ge dem åtminstone något positivt för att börja samtalet och något trevligt för att avsluta mötet. Om de går därifrån och känner sig värdelösa kommer de inte att ha motivationen eller förmågan att förbättra sig.
• Ge konkreta sätt att agera på konstruktiv feedback. När du diskuterar medarbetarens förbättringsområden, se till att du förklarar exakt hur de kan förbättras. Om du skriver att medarbetare är dålig på att skriva rapporter, berätta exakt hur man skriver en bra. De kanske inte är särskilt bra på något eftersom de aldrig har visat sig rätt sätt att göra det. Negativ feedback för negativ feedbacks skull ger inte medarbetaren något sätt att växa i framtiden.
• Ge numeriska eller alfabetiska prestationsbetyg. Denna metod kanske inte fungerar för alla branscher. Vissa människors hjärnor bearbetar inte ett textblock lika bra som siffror. Om du har ett definierat betygssystem kan en anställd få en tydligare uppfattning om var de står. Om din bransch har kvantitativa standarder är dessa betygssystem lätta att generera. Om du arbetar med försäljning är kanske 100 försäljningar i genomsnitt på en månad ett A. Om du arbetar inom kundtjänst kan du basera framgångsbarometrar på hur snabbt en kassörska kan skanna föremål. I branscher där du har tillgång till kvantitativ data kan kanske inrättandet av ett betygssystem hjälpa anställda att få en bättre uppfattning om hur väl deras prestationer rankas enligt företagets standarder.
• Var ärlig men rimlig. En anställd kommer inte att förbättras när deras recension endast består av lysande komplimanger. Att ge dem ärlig feedback är en komplimang i och för sig; det visar att du tror på deras förmåga att växa och förbättras som professionell. Om din anställd befinner sig i den motsatta änden av spektrumet, kan de inte förbättras om granskningen bara är en halvtimme efter att du kritiserar dem. Fokusera på det positiva och negativa för alla dina anställda så att de alla kan förbättras och förbli mottagliga för kritik.

Prestationsrecensionen bör inte vara en enda konversation; det är början på tillväxt för dina anställda, ledning och företagets struktur. Det är viktigt att ta sig tid att sätta upp mål och ge konstruktiv feedback så att medarbetaren har något att sträcka sig efter och konkreta sätt att förbättra sin prestation.

Helst borde inget som sägs i utvecklingssamtalet vara en överraskning för medarbetaren. Rätta kommunikationskanaler mellan ledning och medarbetare bör vara öppna året runt, inte bara en gång om året. Den officiella granskningen är helt enkelt ett sätt att sammanfatta året på ett sätt som ger alla inblandade parter en tydlig färdplan för att gå vidare tillsammans som ett team.