Ingen är perfekt. När du jonglerar med många kunder eller en lång att göra-lista kan vissa e-postmeddelanden ligga oöppnade i din telefon under en pinsam tid. Även om du kanske känner dig skamsen, nervös eller upprörd när du inser ditt misstag, är det viktigt att åtgärda situationen genom att kommunicera med den inblandade personen genom ett ursäktande sent e-postsvar.
Om skriftlig kommunikation inte är din starka sida och du kämpar för att skapa detta e-postmeddelande, få inte panik! Vi har tagit fram fyra mallar för sena e-postsvar för olika situationer så att du kan ha en baslinje för hur du ska svara med uppriktiga ursäkter och planerar att gå vidare tillsammans.
Det grundläggande
Oavsett vad du har för anledning till att skriva ett sent e-postsvar, finns det några bör och inte göra för att skapa detta meddelande.
- Kom ihåg alla de rätta delarna av professionell kommunikation. Syftet med detta e-postmeddelande är att be om ursäkt och visa att du fortfarande är en professionell värd att arbeta med. Ha en direkt, specifik ämnesrad, börja med en professionell hälsning, korrekturläs alltid, undvik slentrianmässig slang, håll en professionell ton och avsluta med en avslutande signatur. När du får ett försenat svar kan du framstå som oorganiserad och oprofessionell. Bekämpa den föreställningen med en välkonstruerad, genomtänkt anteckning som följer alla professionella standarder för elektronisk kommunikation .
- Acceptera skulden där skulden beror. Oavsett vad orsaken var till det sena e-postmeddelandet - om det var en personlig nödsituation eller om du bara helt glömde - ber du uppriktigt om ursäkt för förseningen. Att acceptera den skulden kommer att visa att du tar ansvar för ditt arbete och inte bara lägger skulden på någon annan.
- Var öppen och ärlig. Om du känner dig bekväm kan du berätta orsaken till din försening. Gå inte in på för mycket personliga detaljer; istället för att säga att din mamma fick diagnosen cancer, säg bara att du fick dåliga nyheter om en familjemedlem och att du har varit upptagen med att hjälpa dem genom denna svåra tid. Alla kan relatera till det faktum att det händer saker i livet. Att ge en liten inblick i ditt liv, utan att vara för avslöjande, kan ge dem en uppfattning om vad du går igenom, och de kommer att förstå mer var du kommer ifrån.
- Var inte för känslomässig. Även om det är viktigt att vara ärlig mot din klient, eftersom det kan främja förtroende, finns det en skillnad mellan ärlighet och TMI. Oavsett vad det är du går igenom, är professionell kommunikation inte platsen för att lossa dina problem. Håll ditt svar polerat och ta bort onödiga detaljer. Du kan säga att du har upplevt en förlust, men bli inte mer specifik än så.
- Beskriv dina nästa steg om vad du planerar att göra framåt. Viktigast av allt, korrigera detta förfall i kommunikationen med din detaljerade plan för hur du ska föra projektet framåt nu när du är ikapp. Låt dem veta vad dina steg är, vad du behöver av dem och hur ni båda kan arbeta tillsammans för att få fart på det projekt du än arbetar med.
Öppen och ärlig kommunikation kan lösa nästan alla problem. Ett välformulerat e-postmeddelande kan hjälpa dig att komma tillbaka på rätt spår för att laga denna professionella relation.
Sena svarsmallar för e-post
1. När du bara glömde att svara
Vi är alla skyldiga till detta; du öppnar ett mejl, svarar i huvudet, gör en mental anteckning för att svara senare , och sedan svarar du aldrig. När du kommer ihåg har du låtit dem hänga i en vecka eller längre.
hur man använder kötttermometer på grillen
Så hur konstruerar du ett svar så att du inte ser helt oprofessionell och oorganiserad ut?
Mottagare –
Jag är så ledsen för att jag bara returnerar din e-post nu. Jag läste ditt mejl strax efter att du skickat det och tänkte svara samma kväll. Med allt som pågick försvann det i blandningen, och jag hoppas att du förlåter mig för ett så sent svar.
När du ber om ursäkt kan du fortsätta att svara på deras e-post.
2. När du har missat en projektdeadline
Ibland kan ett långsamt svar på ett e-postmeddelande resultera i en missad deadline. I det här fallet behöver du inte bara be om ursäkt, utan arbeta tillsammans med kunden för att komma fram till en ändrad tidslinje som passar båda dina behov. Att erbjuda lösningar och förslag från din sida visar att du är beredd att lösa problem och anpassa dig.
Mottagare –
Jag beklagar att informera dig om att jag inte har den här delen av projektet avslutad ännu och jag missade vår deadline. Jag hade en personlig händelse som påverkade min tillgänglighet [eller] På grund av oförutsedda komplikationer tog den här delen av uppgiften längre tid än vad jag tidigare hade angett i vår tidslinje. Jag ber om ursäkt för eventuella komplikationer som detta kan orsaka för dig. Jag tror att med en dedikerad insats kommer jag att kunna slutföra den här delen av projektet till detta datum. För att komma tillbaka på rätt spår och nå vår nästa deadline föreslår jag att vi tar in den här personen för att hjälpa oss avsluta projektet.
Använd detta misstag för att förstå dina färdigheter i tidshantering och förutsäga i framtiden om du kommer att missa en deadline. Ibland händer livet och saker dyker upp, men om du kan berätta för någon före den missade deadline att du kan behöva en förlängning, kan de snabbare blanda saker på sin sida så att ni kan arbeta tillsammans på en lösning.
vad är syftet med att förebåda
3. När du kommer tillbaka från ledighet
När du ska vara borta från kontoret i några dagar är det bra att ställa in ett automatiskt svar som visar när du kommer tillbaka, hur du kan kontaktas i nödfall och vem de kan kontakta i under tiden för ett snabbt svar. Men om du var ute oväntat eller helt enkelt glömde, här är ett bra sätt att svara på brådskande meddelanden i din inkorg.
Mottagare –
Tack så mycket för ditt mejl! Jag ber om ursäkt för mitt försenade svar. Jag var borta från kontoret från [det här datumet] till i morse för att sköta personliga ärenden, men jag är nu tillgänglig och svarar gärna på din fråga.
Du kan ange en mer specifik orsak till din frånvaro om du är nära kunden, men du kan vara så vag som behövs för att du ska känna dig bekväm.
Efter den öppningen kan du ge den information som din klient behöver.
4. När du inte längre kan uppfylla villkoren för projektet
Nödsituationer inträffar. Familjemedlemmar blir extremt sjuka, en närstående går bort, du råkar ut för en olycka och är inlagd på sjukhus. Ibland kommer livet i vägen för arbetet och du kan helt enkelt inte slutföra ett projekt du lovat att avsluta.
När du är sen med att svara på ett e-postmeddelande och du måste berätta för dem att du inte längre kan ta dig an projektet, är det viktigt att hantera ämnet på ett elegant sätt och erbjuda lösningar där du kan.
hur man känner igen anteckningar på gehör
Här är ett exempel på e-postmeddelanden som du kan anpassa för att förklara din situation.
Mottagare –
Nyligen har jag upplevt en förödande händelse i mitt personliga liv som avsevärt har påverkat min förmåga att arbeta. På grund av denna händelse kommer jag inte längre att kunna slutföra ditt projekt på ett adekvat sätt. Under överskådlig framtid har jag bestämt mig för att ta ledigt för att hjälpa min familj, och jag kommer inte att kunna slutföra dinprojekt.
I mitt ställe rekommenderar jag starkt denna person att ta över jobbet. Jag fyllde i uppgifterna om ditt projekt och kopierade dem i det här e-postmeddelandet så att ni två kan börja prata om nästa steg som behövs i projektet. Den här personen har lång erfarenhet inom detta område och jag tror att du verkligen kommer att trivas med att arbeta med dem.
Kopiera den nya personen du rekommenderar att ta över jobbet i e-postmeddelandet så att din klient omedelbart kan börja arbeta med dem. Att göra det hjälper alla att komma igång med att ta upp projektet där du slutade så snart som möjligt.
Mängden arbete du måste göra vid övergången till projektet beror mycket på vilken typ av jobb du gjorde. Om du var en frilansande videofotograf och inte längre kan täcka evenemanget kan du helt enkelt informera den nya frilansaren om evenemangsdetaljerna och kundens förväntningar så att de kan ta över inspelningen därifrån. Om du flyttar över projektet till en annan person i ditt företag är de förhoppningsvis bekanta med din arbetsbeskrivning och den kund de tar över tills vidare.
Håll ditt sena e-postsvar ärligt
Även om du tog flera dagar att svara, är det viktigaste du kan göra för att rädda relationen att vara öppen och ärlig med din kommunikation. Människor värdesätter ärlighet, och en äkta ursäkt för förseningen skickar ett starkt budskap om att du är beredd att åtgärda dina misstag.
Försök i framtiden komma ihåg att ett kort svar är bättre än tystnad. Om du inte har tid att skicka ett fullständigt svar, skicka ett snabbt e-postmeddelande om att du fick deras meddelande och ser fram emot att prata med dem i detalj snart. Ställ sedan in en påminnelse på din telefon för att uppmana dig att svara när du har mer tid. Att veta att de inte har glömts bort, men du är mitt uppe i att hantera något annat, skickar meddelandet att du bryr dig. Skjut inte upp att svara; Att bara ta en stund att skicka ett snabbt meddelande kan göra en värld av skillnad.
